"Rensa ditt sinne. Det är mer användbart än att tömma magen. "
~ Michel de Montel
Idag ska jag prata om chipsen GTD-tekniksom tillåter du har mer tid, mindre trött, ökar effektiviteten i ditt eget arbete, minska mängden stress och öka tillfredsställelse med livet.
Vet du att ditt medvetande ständigt kommer påminna dig om de gärningar och uppgifter som du trodde du skulle göra, men lämnade obevakad?
Visst i din hjärna tusentals oavslutade uppgifter, obehandlade processer som konsumerar dina interna resurser, styrka, energi, och du vet inte ens det hänger dödsvikt. Allt detta skapar stress och berövar dig av styrka. Du är sämre på att göra nya uppgifter eftersom ditt huvud är fullt av gamla.
Hur slutar du klart ditt huvud för all denna information, förbättra ditt arbete och liv, säger jag i den här artikeln.
Högst sannolikt har du hört förkortningen "GTD", som står för Getting-Things-Done ("Taking things to completion", "Hur man sätter saker i ordning"). Denna filosofi eller teknik har blivit mycket populär, även tack vare mediedekning. En journalist från Guardian-tidningen kallade David Allen, författaren till GTD-filosofin, mannen som ska bringa order till universum.
GTD är inte bara ett tidhanteringssystem som krävs för toppledare utan personligt liv. Detta är ett system för att optimera och organisera inte bara arbete utan tänkande, medvetenhet, som ger instruktioner om hur man "rensar" tanken om onödig mental börda, öppnar utrymme för kreativitet, nya idéer och skapar psykologiska förutsättningar för bekväm och organiserad arbetskraft. Detta system är utformat för en affärsman med en miljon projekt och för en hemmafru som behöver ta hand om barn, lämna tid för att läsa fiktion och för en skolbarn som förbereder sig för att gå på college.
Trots det faktum att detta fenomen är välkänt vet inte alla vad det är och hur det kan hjälpa dig personligen. Därför, idag ska jag bokstavligen berätta vad det är på mina fingrar. Efter att ha läst den här artikeln kommer du att kunna ta upp order till ditt liv och tänkande idag och nästan omedelbart kommer du att se ett positivt resultat från dessa livsinnovationer.
Vad fick mig att börja organisera mina angelägenheter?
Ångest och skuld uppstår inte på grund av alltför stort arbete. Det visas automatiskt när du bryter ett avtal med dig själv.
~ David Allen
Inte så länge sedan mötte jag behovet av att organisera mitt eget arbetsschema, där jag upptäckte många flaskhalsar. För omkring 10 år sedan var det på grund av mina koncentrationsproblem extremt svårt för mig att utföra någon form av arbete under lång tid. Med tiden började jag arbeta för att förbättra min uppmärksamhet och disciplin. Jag började lära mig att slappna av och uppfylla mina löften. Det bar frukt.
Jag kunde skapa ett eget projekt, släppa loss det, lämna anställd arbete och börja arbeta för mig själv, som jag drömde. Jag var i en känsla av framsteg när jag arbetade med mig själv, vilket förstärktes av den slående kontrasten mellan mitt nutid och mitt förflutna. För en tid sedan kunde jag inte klara av mina studier på institutet och enkelt anlitat arbete, men nu arbetade jag disciplinärt till förmån för mitt eget projekt och de människor som det gynnar av att arbeta dag för dag, själv och inte "under lash" .
Först då såg jag att detta inte är gränsen. Känslan av framgång vid den tiden gömde mig de problem som bildades vid organisationen av mitt arbete.
Jag har ett stort utbud av arbete: brev i posten, artiklar på webbplatsen, kommentarer, jobba med studenter i kursen "NO PANIC" etc. etc. Allt detta kräver bra organisation. Jag förstod om dess frånvaro på grund av att det fanns en massa olästa brev i posten, men märkt som "viktig". Vordovskie-filer med "planer för 2015", "uppgifter för februari 2016" spreds över hårddisken. I lådorna var anteckningsböcker med anteckningar, idéer, och igen med en beskrivning av de uppgifter som jag måste utföra. Självklart öppnade jag sällan dessa filer och kontrollerade med dessa listor. Och det här hände inte så mycket på grund av min brist på disciplin, men på grund av att allt hade någon form av obekväm utseende, vilket orsakade en inre känsla av förmögenhet för alla dessa planeringsaktiviteter.
Jag insåg att jag fortfarande inte hade mycket tid, även om jag kunde ha gjort mer.
I allmänhet försöker man göra en organiserad lista över uppgifter och, viktigast av allt, följa den, föll genom gång på gång.
Självklart utförde jag brådskande dagliga affärer, men samtidigt kände jag mig till hur många "uppgifter" och "idéer" är avstängda. Allt detta resulterade i det faktum att jag började känna mindre tillfredsställelse från jobbet. Det fanns dagar då jag tillät mig att avsluta tidigare. Jag gick ut på gatan, cyklade, men istället för att njuta av min fritid, som jag inte skulle ha om jag arbetade på kontoret, blev jag hemsökt av känslan av att jag inte hade gjort något, något var inte hade tid Perfektionistiska attityder började dyka upp i mina tankar: "Jag måste göra mer", "jag jobbar inte mycket." Men jag förstod att problemet inte är i mängden arbete, utan i organisationen.
Så jag bestämde mig för att börja organisera hela mitt arbetsutrymme. Jag tog upp den utmärkta boken David Allen - "Hur man sätter saker i ordning". Jag har hört talas om GTD-systemet länge, men bara nu bestämde jag mig för att lära känna det bättre.
Vad är GTD?
"Det oavslutade företaget förblir faktiskt oavslutat på två ställen: i själva verket och i ditt huvud. Det oavslutade verksamheten i ditt huvud absorberar din uppmärksamhet, för det stör ditt samvete. "
~ Brahma Kumaris
När jag bara fick den här boken, förväntade jag mig att läsa in några triviala tips om tidshantering, som jag träffade i andra källor, till exempel "dela upp saker till viktig och inte viktig", "delegera vad som kan delegeras".
Men författaren talar om en sådan standardmetod för "Time Management" som begränsad och, i många avseenden, inte effektiv. Jag gillade det faktum att David Allen inte längre hänvisar till överväganden om "effektivt arbete", utan till möjligheterna och begränsningarna i det mänskliga medvetandet. För att organisera sina egna angelägenheter så att de inte kommer i konflikt med våra egna särdrag. GTD-tillvägagångssättet är helt baserat på slutsatser om hur vår hjärna fungerar, hur det samlar in information, hur det hanterar olösta problem.
Den grundläggande psykologiska förutsättningen för denna filosofi är att alla viktiga uppgifter, det vill säga att det är ett viktigt projekt eller en resa till ett kloster för en meditationskurs, vår hjärna uppfattar som oupplöst, håller i åtanke och orsakar psykisk stress om vi inte formaliserar dessa uppgifter i form av specifika följande åtgärder inom ramen för det externa informationslagringssystemet.
Var inte orolig och behöver inte läsa denna paragraf! Nu ska jag förklara vad det betyder. Ett bra exempel ges i boken "Hur man sätter saker i ordning". Säger för tio år sedan lovade du dig att städa upp garderoben, men idag har du inte gjort det. Hur har din hjärna lagrat och behandlat information om denna uppgift under alla dessa tio år?
Faktum är att psykologer är säkra på att vårt medvetande i samband med att sätta upp uppgifter inte har någon aning om förflutna och framtid. Dessa idéer finns bara konceptuellt, men de är inte i algoritmerna för informationsbehandling inom medvetandet.
Om du lovar dig själv att ta bilen till service nästa vecka och samtidigt försöka hålla detta åtagande i åtanke kommer ditt sinne att tro att du måste göra det just nu idag, och påminner dig ständigt om det. Och imorgon kommer det också att betraktas som detsamma.
Ditt sinne kan inte bara spara information om det någonstans i arkivet, för att påminna om det efter sju dagar.
Uppgiften kommer att vara i status som "omedelbar lösning krävs" varje dag tills du går till tjänsten.
Återgå till exemplet av röra i garderoben kan vi säga att du i det här fallet har rengjort garderoben 24 timmar om dygnet de senaste 10 åren! Din medvetenhet betraktade denna uppgift som ofullständig och lämnar den en plats i ditt minne, vilket skapar spänning och missnöje på grund av ouppfyllt arbete.
Och för att frigöra ditt minne och frigöra ditt sinne från oavslutade processer, måste påminnelser om vilka dina mentala resurser förtär (precis som bakgrundsprocesser på en dator konsumerar processor och minnesresurser, vilket gör maskinen långsammare) två nyckelåtgärder behövs.
- Överför uppgiften från internminnet (din hjärna) till det externa (din dator, anteckningsblock, tablett, telefon)
- Besluta vad nästa konkreta åtgärd kommer att handla om uppgiften. Till exempel kan den globala uppgiften att "reparera en bil" bestå av många enkla steg. Den allra första åtgärden kan vara: "hitta lämpliga delar på Internet."
I det här fallet kommer ditt medvetande att släppa det interna minnet och sluta ständigt påminna dig om att du inte har gjort det ännu. Du har trots allt överfört alla dessa uppgifter till det externa systemet.
Dessa är i princip de viktigaste punkterna i GTD-tekniken som allt bygger på. Om du förstår denna princip har du redan en allmän förståelse för vad GTD är. Detta system är en effektiv fallhantering som skapar idéer, som bygger på både den externa organisationen av uppgifter inom journaler, kalendrar, påminnelser och intern optimering av medvetandet.
Dessutom är dessa två nivåer inbördes relaterade. Extern order är en förutsättning och ett verktyg för organiserat och "rent" medvetande. Ett tydligt sinne gör att du kan arbeta mer effektivt * och mindre trött.
(* Även om jag använder ordet "arbete", handlar det inte bara om yrkesverksamhet. I det här sammanhanget handlar det bara om affärer alls. Planering av semester är också arbete. Liksom att tänka på problemet med relationer med andra halvåret).
Därefter kommer jag att prata om några enkla funktioner i detta system.
Funktion 1 - Bestäm vad nästa åtgärd kommer att vara.
"När du planerar din verksamhet (avsikt att genomföra) och bestämmer vilka åtgärder du ska utföra i vilket sammanhang, är du nästan automatiskt inställd på önskat beteende istället för att samla all din vilja till en näve och tvinga dig själv att göra något."
~ D. Allen
Om du läser boken "Hur man sätter saker i ordning", då förstår du att det här bara är den gyllene regeln. Författaren kommer ständigt tillbaka till honom. Dessutom är han besatt av att lära hela världen att tänka på nästa åtgärd!
Ja, regeln är viktig, men det tar tid och disciplin att göra det till en vana.
Faktum är att vi som regel argumenterar om problem i allmänhet och abstrakt. "Det är nödvändigt att få barnet att lära sig bättre", "Jag måste vara lugnare för att delta mindre i konflikter." Naturligtvis måste den stora bilden hållas i åtanke, men för att få saker att genomföras måste du flytta till nästa planering, nämligen att tänka på nästa åtgärd.
Inom ramen för de exempel vi granskade kan detta vara:
- "Hitta artiklar om utveckling av viljestyrka, disciplin och kamp mot latskap på Internet. Eller hitta en bok om detta ämne i en bok."
- "Läs om vilka avslappningstekniker som är."
- "Planera en konversation med hans son om hans lärandeproblem."
Nästa åtgärd behöver inte vara exakt den fysiska åtgärden. "Att tänka på om jag borde gå på college alls" är också en handling. Du kan bara tänka på uppgiften, inte nödvändigtvis fortsätta. Men om du bara har utsett detta steg kommer du redan att släppa en del av din hjärna.
Inte alla problem i våra liv vi kan lösa. Därför är det viktigt att förstå att beslutet att inte göra någonting är också ett beslut.
Med den här händelsen kan du inte bara lossa medvetandet utan också ladda upp motivation. Många uppgifter, när vi presenterar dem i vårt sinne, verkar vara omöjliga eller mycket svåra. "Min Gud, jag måste demontera hela mitt sommarstuga, det här är arbete utan slut!" Men det blir mycket lättare för oss att komma ner till det om vi skisserar en plan i form av följande åtgärder: "Hitta rätt verktyg på Internet." Det är lättare nu, eller hur? Och när vi gör det, kommer vi att känna tillfredsställelse närmare det slutliga målet.
Chip 2- Överför till externt system
Som du redan kommer ihåg från den här artikeln är det inte bara opålitligt att förlita dig på minnet utan också effektivt när det gäller att använda din hjärnans resurser. Därför rekommenderar David Allen starkt att alla uppgifter överförs till ett externt system för att frigöra minne.
Det externa systemet kan vara en tablett, telefon, anteckningsbok, dator, anteckningsbok. Någon bekväm bärare som du kan arbeta med.
Som författaren noterar har många människor, som har samlat alla sina affärer och projekt för första gången, känt en stor lättnad, en känsla av befrielse, men ibland gränsar den till skräck på grund av förståelsen av hur mycket man ska göra!
Förresten, det här är hur min arbetslista ser efter förbehandling. Jag tog bort många onödiga saker som jag redan har gjort eller bestämt mig för att inte göra alls. Det är, i det allra första steget och före tillämpningen av "två minuters regel" (om det nedan), det var mycket mer.
Det skulle inte vara överflödigt att säga att uppgiftslistan bör organiseras, bekvämt, tillgänglig från vilken plats som helst. Det är nödvändigt att ständigt hålla det aktuellt och förfina efter behov. Du måste kontakta honom för att kontrollera med honom om statusen för genomförandet av dina projekt.
(Det var inte hur det var med mig (eller kanske med dig): högar av lakan och anteckningsböcker på olika ställen i mitt arbetsutrymme, som jag aldrig har tagit upp.)
Och självklart !!! Varje uppgift måste spelas in som nästa steg!
Amen.
Funktion 3 - Ordna uppgifter genom kontext
"Det krävs inte mycket styrka för att göra någonting. Mycket mer ansträngning behövs för att bestämma vad man ska göra. "
~ David Allen
Jag märkte inte boken som gav direkta rekommendationer om hur man sorterar uppgifter efter prioriteringar. David Allen är säker på att betydelsen av olika uppgifter för vår medvetenhet inte är så kritisk, eftersom både stora och små bekymmer äger rum i vårt medvetande och vi måste uppfylla alla (eller besluta att inte utföra). Inte gjort en pushover, information om vilken lagras i sinnet, kan distrahera dig från de mer "viktiga" sakerna. Det ger dock en utmärkt metod för att organisera uppgifter genom kontext eller energinivå.
När jag delvis kom till denna metod intuitivt, men då glömde jag det eftersom jag inte formaliserade det och inte gjorde det till en vana. Det finns till exempel en stor lista över uppgifter. Vissa uppgifter kräver mycket energi.
För mig är det här "Respons på kommentarer och stöd för studenter", "Artiklar".
För vissa är det inte tillräckligt, till exempel "betalning av ett värd", "arbete med elektroniska konton". Jag kan göra det enkelt när jag inte har tillräckligt med tid för artiklar.
Beslut om vad man ska göra nu tog bort från mig för det första mycket energi, och för det andra hade de en negativ inverkan på motivationen. Jag kunde inte välja en lektion som passar min energinivå, och därför avslutade jag mitt jobb och avslutade arbetsdagen med den ökända känslan av att jag inte hade gjort något. Nu, om jag har liten styrka, och jag har mycket tid, kan jag bara göra det arbete som inte kräver stora mängder energi. Jag kan bara titta på listan med namnet "låg energi" och göra något ur det. Allt genialt är enkelt!
Du kan också organisera din arbetslista med kontext, till exempel "på datorn", "i butiken" etc. Många andra sätt att organisera presenteras i boken.
Funktion 4 - Regel om två minuter
Ganska enkel, men extremt effektiv regel. Om vi organiserar information om våra angelägenheter i listan med påminnelser, kan vi vara förskräckta av storleken på den här listan. Lyckligtvis finns det ett bra och enkelt sätt att noggrant rensa upp det.
Du behöver inte spela in dig själv: "svara på en väns brev, hur kommer din fritid att vara", om det här svaret tar dig mindre än 2 minuter!
Bara svara just nu och frigör dig själv ett huvud och en lista över uppgifter från det här fallet. När jag, efter att ha läst D. Allens bok, började raka min brevlåda, hittade jag många obesvarade brev där. Självklart, en gång i tiden markerade jag dem som viktiga uppgifter, men då glömde jag dem.
Som ett resultat, efter att ha granskat, svarade jag på många gamla bokstäver, och det tog mig inte mycket tid. Några av mina läsare fick ett svar från mig ett år senare! Låt mig inte förolämpas, snälla, det här är resultatet av en omfattad brevlåda och en oväsentlig organisation av angelägenheter. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.
В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.
Фишка 5 - Записывайте идеи
Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.
Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".
Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.
Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.
Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.
Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.
Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу
«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен
Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.
И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.
Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.
Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.
Фишка 7 - Польза для психотерапии
«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен
Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.
Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.
Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.
Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.
Скажем, вы страдаете ипохондрией.
Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?
Или у вас социофобия:
"Люди меня не принимают, я никчемный человек"
Какое следующее действие?
"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!
А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"
Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.
Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!
Чего можно достичь благодаря GTD?
«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен
Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.
У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.
Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.
GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.
Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.
Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!
