I det dagliga vokabuläret uttrycker "Allt går enligt planen." Det betyder att allt händer som avsedd, utan minsta överraskning eller överraskningar. Men varför är det så viktigt? Varför behöver du en handlingsplan? Vad är det Är det möjligt att uppnå målen utan en förutbestämd handlingsplan? Är en plan endast nödvändig för arbetsuppgifter, eller är det oersättligt i livet? Hur lär du dig att planera din tid? Är det svårt att göra? Finns det effektiv teknik? Vi planerar de kommande tio minuterna för att lära känna denna fråga.
Vad är en plan?
En plan är en avsiktlig åtgärd som är nödvändig för att uppnå de mål som fastställts inom tidsgränsen. Sammanfattningsvis består beredningen av planen av följande komponenter:
- Målinställning - inställning av mål;
- Design - ett handlingsprogram;
- Variantdesign - ett val av flera idéer;
- Tidsfrist - tidsfrister
- Definition av resurser - vad behövs, var du ska få det
- Bestämning av artister - vem ska utföra uppgiften
- Fastställande av resultat - gör en modell, plan eller projekt.
Till exempel vill ett företag marknadsföra en ny produktlinje. För en början formulera målet och målen. Gör skisser av ett exemplifierande handlingsprogram, definiera strategi och taktik. Ange sedan tidsfristerna för uppdraget, alla dess stycken. Sedan söker de efter nödvändiga resurser, deras källor och bestämmer också de enskilda artisternas ansvarsområden. Slutligen registrerar de tankar på ett fysiskt medium (papper eller digitalt dokument) och börjar genomföra dem. Detta system är förenklat, eftersom det finns olika typer av planering. Deras genomförande innebär att vissa speciella krav uppfylls.
Vilka typer av planberedningar finns det?
Planeringstypen är omfattande, varierande omfattning, tidpunkt, objekt, innehåll, djup, engagemang, order, redovisning, områden, samordning av planeringsbeslut. Faktum är att allt är ganska enkelt och logiskt. Så planerna är:
- Av omfattning:
- Allmänt - ta hänsyn till alla uppgifter i uppgiften;
- Delvis - beskriv specifika delar.
- När det gäller genomförandet:
- Långsiktigt - innebär en utvecklingsstrategi för en period på mer än 5 år.
- Medellång sikt - span en period från ett år till fem år;
- Kortsiktig - lösa aktuella problem (upp till 1 år).
- Av föremål:
- Planera mål - målinställning
- Fondplan - definitionen av budgeten och utrustningen
- Executive plan - utnämning av ansvarig;
- Programplan - Utveckling av lämpliga program;
- Handlingsplan - förståelse av den insats som krävs.
- Enligt innehållet:
- Taktisk plan - förutsättningarna för att uppnå målen;
- Strategisk plan - huvudriktningen av arbetet;
- Operativ kalenderplan - specifikation och inställning av tidsfrister.
- Affärsplan - redogör för alla indikatorer som spelar en roll för att uppnå målet.
- Beroende på djupet:
- Sammantaget - ta hänsyn till de allmänna parametrarna;
- Detaljerad - Beräkna alla möjliga detaljer.
- Genom förpliktelse:
- Obligatoriskt (direktiv) - strikt föreskrivet
- Valfritt (vägledande) - ganska rekommenderande.
- Beroende på utföringsordning:
- Ordered - kräver sekventiell utförande;
- Extraordinära - visas vid behov
- Glidning - föreslå möjligheten till förlängning.
- Med bokföringsuppgifter:
- Hårda planer - Obligatorisk överensstämmelse med alla föreskrifter
- Flexibla planer - förmågan att avvika från en given kurs
- Tight-flexibla planer - kombinationen av flexibla och styva planer.
- På ansökan:
- Marknadsföring - definiera företagets globala strategi;
- Finansiell förståelse av den ekonomiska komponenten;
- Produktion - tillhandahållande av material och teknisk bas;
- Forskning - bildandet av grundbegreppet;
- Individuell strukturell personlig prestanda.
- Genom samordning i tid:
- Samtidiga planer - bestå av ett enda steg;
- Sekventiella planer - sker vid en lång process som består av separata steg.
De listade typerna av planer är i de flesta fall universella och kan användas både för företagsändamål och för att förbättra personens personliga effektivitet. De kan till exempel användas för att sammanställa en daglig plan. Vad är det Låt oss prata vidare.
Vad är dagsplanen?
Dagens plan - en tankeväckande följd av åtgärder för dagen framåt. Planeringsexperter rekommenderar att du gör det två gånger. Första gången - på kvällen och den andra - på morgonen med hänsyn till eventuella förändringar.
Det är bäst att beakta fysiologiska egenskaper hos en person, för att ta hänsyn till dagliga bioritmer. Till exempel aktiveras hjärnaktivitet från cirka 10.00 till 12.00. Under denna period kan du schemalägga de viktigaste uppgifterna.
Ytterligare energi faller. Det bör fyllas på under lunchen. Då är det nödvändigt att låta kroppen slappna av, vila. Från cirka 14.00 till 16.00 finns en omaktivering av intellektuell och kreativ aktivitet. Vid den här tiden är det lämpligt att hålla möten eller brainstorm.
Närmare kl 17.00 finns det en topp fysisk kondition. Det är tillrådligt att ägna denna tid åt sport eller utomhusaktiviteter. Sedan följer middag, avkoppling.
Förstå de mest produktiva tidsintervallen, det är lättare att måla viktiga uppgifter för den här tiden för att kunna genomföra det så effektivt och effektivt som möjligt.
Planeringsmetoder
Bland de olika alternativen för att utforma planer finns det flera av de mest effektiva, som är speciellt populär av tidshanteringsansvariga:
- ABC planering;
- Eisenhower Matrix;
- Gantt diagram;
- SMART planering;
- GTD teknik.
Dessa metoder kan appliceras separat eller kombineras med varandra. Var och en av dem är effektiv för att lösa specifika problem, med fokus på en specifik aspekt av planeringen. Till exempel valet av prioriteringar, målinställningar eller beställningsfall.
ABC-planering
Denna metod för utformning av planer är delvis jämförbar med Pareto-regeln, enligt vilken 20% av ansträngningarna ger 80% av resultatet och vice versa. Om du lär dig att identifiera de mest produktiva områdena kommer de att ge "lejonens andel" av framgång. Så är ABC-metoden baserad på prioritering, enligt deras betydelse:
- A - De viktigaste uppgifterna (som regel finns det inte mer än 15% av dem, men de ger ungefär 65% av resultatet);
- B - Ämnen av genomsnittlig betydelse (det finns cirka 20% och effektiviteten i genomförandet ligger inom 20%).
- C - inte viktiga uppgifter (ge 15% framgång när de fylls 65% av tiden).
Efter att ha bestämt och koncentrerat sina insatser på utförandet av uppgifter från kategori A ökar en person avsevärt sin personliga eller arbetskraftseffektivitet, eftersom han spenderar mindre tid på värdelöst arbete.
Eisenhower Matrix
Effektiv planering, baserat på ett urval av prioriteringar, som namnges efter den amerikanska befälhavaren och presidenten, Dwight David Eisenhower. Enligt denna metod måste planer utformas baserat på fallens vikt och brådska. Grafiskt ser det ut som en kvadrant uppdelad i fyra delar:
- Viktiga, brådskande uppgifter - utvecklingssektorn;
- Viktiga, inte brådskande uppgifter - en ruta med nödvändiga angelägenheter;
- Inte viktigt, brådskande uppgifter - zon "rutin";
- Inte viktigt, inte brådskande uppgifter - tidsförlustzon.
De två första punkterna utgör en zon av tillväxt och framgång. Den tredje och fjärde driver människor till rutinen. Därför är det bättre att undvika dem när de planerar, mastering förmågan att delegera sådana uppgifter.
Gantt Diagram
Ett bra sätt att visualisera vad som planeras är att skapa ett Gantt-diagram. Kärnan i metoden består i att bygga banor som visar enskilda uppgifter, följt av deras placering längs axeln. Användningen av kolonnscheman (histogram) för genomförandet av sina planer föreslogs av en amerikansk ingenjör och en specialist inom vetenskaplig ledning - Henry Lawrence Gantt.
Denna metod fungerar förutom andra teknologier, så att du visuellt kan övervaka alla stadier av projektets genomförande, samt förstå effektiviteten i de ansträngningar som gjorts.
SMART planering
Det hänvisar snarare till målinställningsområdet, men utan ett korrekt uppsatt mål är en bra plan omöjlig. Enligt denna teknik ska alla mål analyseras enligt huvudkriterierna:
- Specifik - konkretitet;
- Mätbar, mätbar
- Uppnåelig - nåbarhet;
- Relevant - jämförbarhet med andra uppgifter;
- Tidsbegränsad - begränsad i tiden.
Om målet uppfyller dessa krav kommer den fortsatta utvecklingen av planen inte att orsaka allvarliga svårigheter, eftersom framgång kommer att läggas i början av detta arbete.
GTD teknik
Den ursprungliga metoden utvecklad av amerikansk expert och tidskonsulent David Allen. Förkortningen GTD står för "att föra saker till slut." Denna teknik ger en tydlig algoritm för åtgärder för att organisera ditt liv. Rekommendationer börjar med en korrekt organisation av arbetsplatsen. I framtiden är det nödvändigt att effektivisera alla dina affärer och planer, göra listor med en kalenderschemaläggare:
- Följande åtgärder omfattar kort sikt;
- Projekt - uppgifter som utförs under lång tid
- Uppskjuten - Del av myndighet delegerad till någon;
- Ej obligatorisk - vaga saker för någon gång.
Enligt GTD-metoden är det nödvändigt att svara på följande frågor för lyckad planering:
- Vilket mål bör uppnås?
- Hur kommer det att genomföras?
- Vad är vägen att flytta för att uppnå den?
Genom att effektivisera sina uppgifter och svara på de angivna frågorna blir det mycket lättare för en person att utarbeta en lämplig handlingsplan och genomföra den.
Vad är ett planeringsfel?
Oavsett hur felfri planen kan se, ändå kan den inte försäkra sig mot fel. Deras väsen ligger i en alltför optimistisk inställning till prognoser. Ett slående exempel är arbete som tar en och en halv timme istället för de planerade 60 minuterna. Både individuella och kollektiva planer är föremål för liknande felaktigheter.
De främsta orsakerna till fel:
- Otillräcklig användning av tidigare erfarenheter
- Tendensen att ge önskan om verklighet;
- Tendensen att argumentera förflutna förseningar enbart av externa faktorer;
- Felaktigheter i bedömningen och uppfattningen av tid;
- Yta inställning till uppgiften.
Förutom att slösa tid, är misstag i planerna fulla med förluster av finansiella eller produktionsresurser, eller till och med är genomförandet av uppgiften ifrågasatt. Därför rekommenderas att en viss "reserv" av tid och ansträngning läggs i någon plan, så att du kan manövrera vid oförutsedda omständigheter eller justering av uppgifter.
Oavsett hur allvarlig uppgiften är, kommer det att kräva en plan för genomförandet. Oavsett vilken skala det kommer att bli, på vilket media som ska spelas in. Det viktigaste är att uppfylla alla nödvändiga krav för dess förberedelse, inklusive prognosen för nödvändiga ansträngningar och resurser. Det finns många metoder för att göra detta, så du bör noga läsa var och en för att välja den som passar individuellt.
