Mycket ofta kan du höra hur en person saknar tid. De skulle lyckas göra allt om det var två eller tre timmar mer på en dag. Samtidigt finns det människor som lugnt hanterar sina uppgifter, till och med klarar av att hjälpa andra. Varför så? När allt är första och andra i dag i 24 timmar. Tidshantering svarar på denna fråga. Vad är det Hur kan du lära dig att hantera din tid? Finns det effektiva metoder som hjälper till att leva rationellt och arbeta produktivt?
Vad är tidsstyrning?
Tidshantering är tidsstyrningens konst. Det inkluderar metoder för målinriktning, planering, kontroll, motivation, korrekt prioritering. Du kan överväga tidshantering som en hel rad tekniker som syftar till att förbättra personlig effektivitet. Det är vanligt att diskutera inte tidshanteringsverktyg, men metoder för målinriktning, motivation, delegering etc.
I strukturen av denna undervisning sticker ut fyra huvudblocksom utgör "stegen" för tidsstyrning, baserat på jämförelse med resan:
- effektivitet - Svar på frågan "hur man går?"
- teknik - ge en förståelse för "vad ska man fortsätta?"
- strategi - hjälper till att planera "vart ska man gå?"
- filosofi - ger mening, svarar "varför går?"
Planera ditt liv korrekt från fjärde kvarteret "Varför?" till det första objektet "Hur?"
Detta är en av de viktigaste punkterna i tidsstyrning - att välja ett globalt mål. Vidare förstå riktningen för dess genomförande. Bestäm sedan prestationsmekanismerna. Förstå vilka verktyg som behövs för att genomföra alla planerade steg.
Själva betydelsen av en sådan uppgift är att rationalisera arbetet, eftersom effektiviteten i hela projektet beror på korrekt målinställning och planering.
Framväxten och bildandet av tidsstyrning
Ordet tidsförvaltning uppträdde på 70-talet av det tjugonde århundradet. Enligt populär tro är författaren en affärsman från Danmark Klaus Möller. Han erbjöd en anteckningsbok "Time Manager", som blev arrangörens prototyp.
Personligen, när grunden för tidsstyrning föddes, är det omöjligt. Det kan hävdas att försök att styra personlig tid gjordes i det antika Rom. Den första skriftliga källan är Lucius Senecas anteckningar till en av de romerska patricierna. Han rekommenderade att engagera sig i skriftlig redovisning, övervaka användningen, utvärdera ditt liv. Seneca påpekade behovet av affärsplanering och erbjöd sig att göra det varje morgon. Den romerska filosofen betonade också vikten av att prioriteringar ställs för att tillbringa tid med maximal nytta.
Förmodligen förståelsen av tiden involverad i andra civilisationer av antiken, för att människor överallt möttes med samma uppgifter och utmaningar. I en modernare form visade tidhanteringen i mitten av 1700-talet och var tidsbestämd för utvecklingen av den industriella revolutionen.. Med växternas och fabrikernas tillkomst och massspridning blev människans arbete mindre och mindre beroende av naturliga faktorer. Därför är det möjligt att effektivisera arbetsflödena.
Tidhanteringens idéer röda genom livet för många framstående människor. Till exempel pekade italiensk författare och lärde Leon Battista Alberti, som bodde i renässansen, i hans verk betydelsen av tidsstyrning. Han fokuserade på behovet av att effektivisera fallen såväl som den dagliga planeringen. Den ideologiska inspiratören av tidsåtagarna i hans era var Isaac Newton, som tydligt strukturerade principerna för universums struktur. De idéer som han föreslog uppmanade många samtidiga att tänka på att effektivisera sina liv.
En av de mest framträdande supporterna av tidshanteringen var Tyska filosofen Immanuel Kantvilket förbättrade sitt schema i en sådan utsträckning att grannarna kollade klockan på den.
Amerikansk politiker Benjamin Franklinvem gav världen den välkända frasen "Tiden är pengar", behöll en personlig dagbok och därmed nått stora höjder av självkontroll. Franklins enkla och effektiva rekommendationer utgjorde grunden till många populära tidskursutbildningar.
En amerikansk ingenjör spelade en viktig roll i utvecklingen av tidsstyrning. Frederick Taylorsom lagde grunden för modern ledning och den vetenskapliga organisationen av arbetskraften (NOT). Taylorism, som ledningsteori, hade en påtaglig inverkan på ökad produktivitet.
Det är omöjligt att inte återkalla den italienska ekonomen Wilfredo Pareto, som formulerade den världsberömda tidshanteringsprincipen "20:80". Det avkodas på följande sätt: 20% av ansträngningarna ger 80% av resultatet och vice versa. Om du definierar detta "tjugo", kan du öka personligt effektivitet avsevärt.
Inte mindre betydande är bidraget från USA: s 34: e president. Dwight David Eisenhower, som utvecklade en mycket bekväm metod för prioritering, kallad "Eisenhower-matrisen". Han föreslog att alla fall skulle delas, enligt deras betydelse och brådska. Det finns fyra typer av uppgifter:
- Viktigt, brådskande;
- Viktigt, inte brådskande;
- Inte viktigt, brådskande;
- Inte viktigt, inte brådskande.
Att uppmärksamma de två första typerna, och undvika den tredje eller fjärde, kommer en person att lära sig att använda sin tid mer effektivt.
Med tiden började tidstrogen för tidsstyrning dyka upp. Till exempel tidshantering för kvinnor, för män, för affärsmän, för studenter, för skolbarn, etc.
Populära tidskriftsförfattare i det 21: a århundradet: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande och andra. Deras böcker har länge blivit skrivbord för Time chefer runt om i världen. Vi kommer att diskutera huvudidéerna i den här riktningen ytterligare.
Time Management Tools
De grundläggande principerna för tidsstyrning avser huvudsakligen relaterade ämnen:
- Målinställning
- planering;
- Fastställa prioriteringar;
- motivation;
- Delegation.
De är logiskt sammankopplade med varandra och kompletterar den övergripande bilden av den rationella användningen av tid.
Målinställning
Målet är huvudmärket, vilket gör att du inte kan avvika från den valda rutten. Målinställningen är den grundläggande avhandlingen av tidshantering, vilket hjälper till att förutse tidsbesparingar innan arbetet påbörjas.
Oftast finns en målinställningsmetod som heter SMART. Denna förkortning innebär uppfyllandet av följande kriterier för att välja ett mål:
- Concreteness (Specific) - En klar förståelse för det förväntade resultatet.
- Mätbar (mätbar) - en kvantitativ eller kvalitativ bedömning;
- Reachability (Achievable) - förmågan att utföra uppgiften;
- Relevant - behovet av implementering;
- Tidsbegränsningar - tidsramsdefinition.
Om detta mål motsvarar SMART-principen, kommer det att vara möjligt att uppnå det med största möjliga ekonomi av ansträngning.
planering
Frånvaron av en plan eller strategi har förstört många lovande företag. Förutom medvetenheten om målet bör det förstås och vilka "steg" som är nödvändiga för genomförandet. Dessutom är det önskvärt att kontrollera de erhållna resultaten.
Många planeringsmetoder har uppfunnits, men i tidshantering anses en av de mest populära vara rigid flexibel planering. Det rekommenderas att planera inte mer än 60% av din dag, vilket innebär att 40-50% av schemat för oförutsedda situationer. Det är önskvärt att beskriva de viktigaste uppgifterna, samtidigt som man lägger en slags "reserv" för en mängd force majeure. Således kommer det att vara möjligt att undvika negativa känslor från att inte uppfylla eller anpassa dina planer. Att spara sinnesfrid är en av de ledande prioriteringarna.
prioritering
Prioritet är den ordning i vilken olika uppgifter utförs. Enligt lagen, kallad "Millers plånbok", kan en persons minne hålla 7 ± 2 element. Det innebär att en normal person enkelt kan hantera 5 till 9 olika fall, inklusive hobbies och inhemska uppgifter. Om mindre, då blir livet tråkigt, och om det är mer, kommer hjärnan inte att kunna bearbeta hela uppsättningen information. Men det finns Parets lag, enligt vilken 20% av ansträngningarna ger 80% av resultatet och vice versa. Valet av prioriteringar gör att du kan fokusera på de aktiviteter som ger maximal effekt.
En av de bästa metoderna för att välja prioriteringar är "Eisenhower-matrisen", som nämndes ovan i texten. Genom att dela upp dina uppgifter, beroende på hur viktigt det är och brådskande, kan du enkelt bygga en hierarki genom att välja de mest relevanta och effektiva områdena.
motivation
Utan ordentlig motivation försvinner lusten att arbeta och arbetsproduktiviteten minskar till ett minimum. Time Manager måste kunna inspirera sig och andra. En utmärkt metod för motivation är "Förankringsprincipen". Det innebär ett visst beröm för utförandet av en viss uppgift.
Till exempel tycker en skolbarn att spela konsolen, men inte att göra läxor. Föräldrar kan skriva ett kontrakt med honom att för läxa får han chansen att spela. Gradvis blir barnet van vid det faktum att spelet följs av lektioner och därmed utvecklar en slags reflex. På samma sätt kan du göra när det gäller självmotivation.
delegering
Möjligheten att delegera (överföra) sina uppgifter till andra, för att spara personlig tid, är en extremt användbar färdighet för vilken som helst tidschef. Att behärska honom är inte så svårt. Det viktigaste att komma ihåg 10 grundläggande principer för delegering:
- Att ge utövaren det nödvändiga stödet
- Ansvar för resultaten av hans arbete;
- Preliminär information om ordern;
- Inblandning av artisten i processen;
- En tydlig beskrivning av det förväntade resultatet
- Formuleringen av normer och arbetsregler
- Motivation av artisten, uppgift om hans intressen
- Angivandet av rättigheter och skyldigheter
- Regelbunden övervakning vid genomförande
- Förutseendet av eventuellt misslyckande och "återvändande" av auktoritet.
Överensstämmelse med dessa regler bidrar till att undvika många "fallgropar" av delegationen, där den farligaste är behovet av att omarbeta arbete.
Delegationen omfattar indirekt förmågan att säga "Nej". Förutom att lära sig att flytta rutinarbetet till andra, är det tillrådligt att kunna neka om de försöker göra det med dig.
Time Management Methods
Förutom lexikonet från relaterade områden har tidshanteringen en unik terminologi, liksom ursprungliga metoder. Först och främst är det värt att notera begreppet "kronofag", vars kamp hjälper till att spara en betydande tid. Kronofag betyder bokstavligen "tid-äter". Det här är alla vanor, situationer och till och med människor som distraherar oss från att göra väldigt viktiga uppgifter. Däremot möter de "tidsbehållare" som tvärtom hjälper till att spara denna värdefulla resurs. Förresten, även termen är myntade - "bacillus of time management", vilket innebär optimering utöver sin tid, och även den dagliga rutinen för omgivande människor, inklusive familj, vänner och anställda, förvandlas till en riktig "tidsbehållare" för dem.
Från tidshanteringsmetoden kallas de populära metoderna "Tomatmetod", "Grodmetod", "Elephant Method", "Swiss Cheese Method" och många andra. et al.
Tomatmetod
Förutom förmågan att arbeta är det väldigt viktigt att lära sig och slappna av. Men balansen mellan belastning och återhämtning är inte alltid möjligt att uppnå. Detta är skönt med utvecklingen av trötthet. En genial student från Italien, Francesco Cirillo, föreslog ett originellt tillvägagångssätt kallat "Pomodoro-metoden". Det består i att bryta upp arbetet i 25-minuters intervaller, som alternerar med tre minuters viloperiod - "tomater". Efter fyra sådana cykler tas en 15-30 minuters paus. Med den här metoden kan du behålla prestanda och entusiasm längre.
Groda metod
I Europa finns uttrycket "Ät en groda till frukost." Det betyder följande. Om du utför det mest obehagliga arbetet på morgonen, kommer grodan, då resten av dagen fyllas med positiva känslor. Denna tidshanteringsmetod syftar till att minska stress, normalisera den emotionella bakgrunden och en psykologisk lättnad hos en person.
Elephant metod
Under "elefanten" i tidshantering innebär en stor och obekväm uppgift. För att utföra en sådan uppgift, till att börja med, bör den delas in i deltakar, det vill säga - "Skär elefanten i biffar". Till exempel, om det är nödvändigt att utföra reparationer i en lägenhet, kan en "elefant" delas in i ett kök, badrum, balkong, vardagsrum, sovrum. De, i sin tur, "delas" på vänster eller höger sida, etc.
Schweizisk ostmetod
En annan teknik för att bekämpa "elefanterna", men den här gången, utan strikt ordnad. Om någon står inför en stor uppgift, utan att veta vilken sida som ska "närma sig" henne från, borde hon lära av en mus som gnider bitar av ost i slumpmässig ordning. Gradvis ost "tinas" på ögonen, förvandlas till en uppgift som motsvarar egenskapen hos den utövande personen.
Tidsstyrning innehåller många interrelaterade områden. Det är inte möjligt att behärska hela arsenalen i hans metoder, men alla kan implementera åtminstone några av principerna för sådan förvaltning i sina liv. Om du gör det utan fanatism, utan att bli en robot, kommer en sådan övning att vara till nytta, vilket hjälper till att alltid hitta tid för arbete, personligt liv och självutveckling.
